Jeder Vermieter ist verpflichtet, seinen Mietern eine Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen. Die einzige Ausnahme davon ist die Zahlung einer Warmmiete, in der alle Nebenkosten bereits enthalten sind. In diesem Fall gehen eventuelle Nachzahlungen zu Lasten des Vermieters, allerdings kann er auch Rückzahlungen für sich beanspruchen. Wenn also zu viel an verbrauchsabhängigen Kosten für Wasser, Strom oder Gas gezahlt wurde, so verbleiben die Rückzahlungen beim Vermieter. Anders verhält es sich bei Mietverträgen, die eine so genannte Kaltmiete beinhalten und bei denen die Nebenkosten separat im Mietvertrag ausgewiesen werden. Genau zu diesen Nebenkosten kommt es dann oft zu Streitereien, teilweise weil der Mieter die in berechneten Positionen als nicht gerechtfertigt ansieht oder er mit der Aufschlüsselung der einzelnen Kosten auf mehrere Mietparteien nicht einverstanden ist.
Insbesondere ein Leerstand in einem Mehrparteienmietshaus darf dabei nicht mit auf die anderen Mieter umgelegt werden. Das heißt, dass ein Vermieter die Heizkosten für eine leer stehende Wohnung selber tragen muss und diese vor der Umlage von den Gesamtkosten abgezogen werden müssen. Erst dann kann der Vermieter den verbleibenden Betrag gemäß Umlageschlüssel auf die anderen Mietparteien verteilen. Als Leitfaden gilt, dass Mieter immer nur das zahlen müssen, was im Mietvertrag als Nebenkosten ausgeführt ist. Verwaltungskosten, beispielsweise für eine vom Vermieter eingesetzte Hausverwaltung, zählen nicht zu den Nebenkosten und dürfen nicht an die Mieter weiterbelastet werden. Gleiches gilt für Kosten des Vermieters für Porto, Telefon oder Kopien.
Eine Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes vorlegen. Verspätet sich die Abrechnung durch eigenes Verschulden des Vermieters, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlungen. Ergibt sich aus der Abrechnung aber eine Erstattung für die Mieter, so können diese auch bei verspäteter Abrechnung durch den Vermieter die Erstattung vom Vermieter einfordern.