Offene Rechnungen von verschiedenen Kunden sind meistens der Auslöser dafür, dass Firmen ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses wird dann damit betraut, die offenen Forderungen bei den Kunden einzutreiben. Mit den notwendigen Angaben, wie der kompletten Anschrift, dem offenen Betrag und der erbrachten Arbeit für den Kunden, kann das Inkassobüro arbeiten.
Die Mitarbeiter des Inkassobüros versuchen, mit einem gezielten Schreiben den Schuldner aufzufordern, die offene Rechnung innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu zahlen. Häufig kann daraufhin auch eine Ratenzahlung vereinbart werden, die schriftlich festgehalten wird. Allerdings wird hierbei die Bonität des Schuldners, also dessen Zahlungsfähigkeit, überprüft und es kommt zu einer genauen Feststellung der vorhandenen Einkünfte. Weitere Schulden, die der Schuldner gemacht hat, werden dabei ebenfalls angezeigt.
Ein Inkassobüro kann einem Unternehmen eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, offene Beträge von säumigen Schuldnern einzuholen. Es wird meistens dann eingeschaltet, wenn der Schuldner auch nach mehrmaliger Aufforderung seine Rechnung nicht begleicht.